It’s time to party, yeayyy!! Teman KOCO, kamu pernah nggak mendapatkan undangan pesta, misalnya sweet seventeen, prom night, pesta perpisahan, atau pesta tahun baru? Undangan ini dalam bahasa Inggris disebut dengan invitation letter. Bentuk invitation letter jaman sekarang tidak hanya berupa surat atau kartu saja lho, namun juga ada yang dalam bentuk digital seperti link to website, foto, video, atau file yang dikirimkan ke berbagai platform digital. Kamu pernah dapat undangan seperti ini?

Nah, meskipun bentuk undangannya berbeda-beda, namun struktur atau formatnya pasti sama. Penasaran apa saja struktur dan format dari invitation letter ini? Yuk, langsung aja kita ke pembahasannya! Cekidot….

Pengertian Invitation Letter

Sebelum mengetahui strukturnya, kamu juga harus memahami apa itu invitation letter. Jadi, invitation letter adalah surat undangan yang berisi ajakan atau permintaan kepada seseorang untuk datang ke suatu acara. Beberapa contoh acara yang biasanya menggunakan invitation letter ini yaitu birthday party (pesta ulang tahun), wedding party (pesta pernikahan), meeting (rapat), dan lain sebagainya.

Jenis dan Struktur Invitation Letter

Perlu kamu ketahui, invitation letter terbagi menjadi dua jenis yaitu formal invitation dan informal invitation. Berikut adalah penjelasan masing-masing surat beserta dengan struktur kepenulisannya:

Formal Invitation

Sesuai namanya, invitation letter jenis ini berupa undangan resmi yang digunakan di berbagai institusi atau acara formal. Beberapa contoh undangan resmi adalah undangan pembukaan sekolah, undangan wisuda, undangan pernikahan, undangan pembagian rapor, dan undangan resmi lainnya.

Struktur Formal Invitation

Pada dasarnya, formal invitation mempunyai tiga struktur atau bagian utama, yaitu:

📌 Opening (pembuka)

• Letter head (Kepala atau kop surat)
• Number of Letter and Date (Nomor surat dan tanggal)
• Receiver (Penerima atau peserta acara)
• Receiver Addresses (Alamat penerima surat)
• Title/type of the events (Judul/jenis acara yang diselenggarakan)
• Salutation (Salam pembuka, misalnya Dear Miss/Mrs/Mr/Madam/Sir/Ladies and Gentlemen)

📌 Body (badan surat)

• Reasons of invitation (tujuan undangan)
• Date (tanggal acara)
• Time and place (waktu dan tempat acara)

📌 Closing (penutup)

• Closing greetings (salam penutup, misalnya sincerely, regards, best wishes, dsb)
• Signature (tanda tangan pengundang)
• Name of the sender (Nama pengirim surat)
• Designation (Jabatan)

Informal Invitation

Jenis invitation letter yang kedua yaitu informal invitation atau surat tidak resmi. Informal invitation biasanya ditujukan kepada keluarga, teman dekat, atau tetangga untuk acara yang bersifat lebih santai dan tidak formal. Contohnya seperti pesta ulang tahun, perayaan rumah baru, reuni teman sekolah, tahun baru, dan acara non formal lainnya.

Struktur Informal Invitation

Berbeda dengan formal invitation, struktur dari informal invitation ini lebih bebas dan tidak terikat aturan. Tampilan undangannya pun biasanya menggunakan warna dan ilustrasi yang lucu serta sesuai dengan tema acara. Namun, tetap saja ada beberapa informasi yang pasti ada atau tetap dicantumkan dalam undangan agar penerima memahami maksud dan tujuannya. Setidaknya dalam informal invitation mencakup beberapa hal berikut ini:

• Receiver (Nama penerima)
• Event name (Nama acara)
• Day and date (Hari dan tanggal)
• Time (Waktu)
• Place (Tempat acara)
• RSVP (permintaan untuk membalas)
• Contact person (Nomor pengirim yang bisa dihubungi)
• Event sender or organizer (Pengirim atau penyelenggara acara)

Ciri-ciri Invitation Letter

Agar kamu tidak salah mengenali invitation letter dengan surat-surat lainnya, maka kamu harus mengetahui apa saja ciri-ciri dari invitation letter ini. Di antaranya yaitu:

• Simple, precise, and concise word (Kata-katanya singkat, tepat, dan padat).
• Berisi informasi yang detail dan jelas.
• Bahasa yang digunakan biasanya friendly dan jujur.
• Gaya penulisannya bisa formal atau nonformal tergantung dari jenis suratnya.
• Untuk jenis informal invitation, biasanya di akhir surat terdapat imperative sentence atau kalimat perintah seperti don’t forget the date!, Mark the date and make sure you join with us!, dsb.

Bagaimana, Teman KOCO? Sudah mulai paham kan dengan materi kali ini? Mau tahu gimana cara membuat invitation letter yang benar dan menarik? Yuk, langsung klik Cara Membuat Invitation Letter yang Menarik ya!

Kalau kamu ada pertanyaan, langsung tulis di kolom komentar, ya.

Kamu juga bisa mendownload rangkuman materi gratis, menonton video pembelajaran atau bertanya langsung dengan guru menggunakan KOCO Star.   

Yuk, dapatkan semua aksesnya dengan klik banner di bawah ini!